Contexte : un service d’ambulatoire régulièrement débordé
- Établissement : Centre Hospitalier semi-urbain – 280 lits.
- Service concerné : chirurgie ambulatoire.
- Nombre de patients : 18 à 24 passages/jour.
- Problème exprimé : “On est toujours en train de courir après les patients. On ne sait jamais s’ils arrivent, s’ils sont déjà passés, ou s’ils attendent.”
Le personnel n’avait aucune visibilité en temps réel sur l’arrivée ou la position du patient.
Résultat : désorganisation, tensions entre services, perte de temps.
Diagnostic initial : le vrai problème n’était pas celui imaginé.
Les soignants pensaient qu’ils manquaient de personnel.
Mais une observation sur 10 jours a révélé que :
| Dysfonctionnement constaté | Fréquence | Impact direct |
| Sollicitation de l’accompagnant | Quotidien | 1 ETP/mois détourné |
| Patient introuvable au moment de l’appel | 4 à 6 fois/j | 15 à 30 min de retard cumulé/j |
| Mauvaise anticipation par les services suivants | Quotidien | Préparations annulées ou décalées |
| Temps perdu à “retrouver” ou attendre | 1h15/j en moyenne | 1 ETP/mois détourné |
| Échanges tendus entre infirmiers et accueil | Fréquents | Démotivation, stress latent |
La cause racine : aucune visualisation centralisée du parcours patient.
Tout reposait sur l’appel téléphonique, l’intuition, ou les informations “de couloir”.
La solution mise en place : visualisation du parcours patient
SWEEPIN a déployé une solution de suivi simplifié, interopérable avec les systèmes existants, comprenant :
- Un parcours patient visualisable en temps réel depuis les postes soignants.
- Une interface web avec codes couleur indiquant :
- Patient arrivé / en attente / en préparation / en salle / reparti.
- Une synchronisation entre services (accueil > soins > consultation > sortie).
- Une notification automatique aux proches du patient à chaque étape.
Déploiement technique : 2 semaines
Formation des équipes : 1 session de 45 min par fonction
Résultats mesurés après 1 mois :
| Indicateur | Avant | Après Sweepin |
| Retards de prise en charge | Quotidiens | -54 % |
| Incertitudes sur l’état du patient | Permanentes | Quasiment nulles |
| Appels internes pour chercher un patient | 8 à 10 / jour | < 2 / jour |
| Satisfaction des équipes (sondage) | “Chargé & flou” | “Plus clair & mieux coordonné” |
Citation cadre infirmier :
“Aujourd’hui, je peux dire à mon équipe où en est chaque patient sans passer 10 coups de fil. On travaille mieux, plus sereinement.”
Ce qu’il faut retenir :
Cette amélioration ne repose pas sur du personnel en plus.
Elle repose sur de l’information accessible au bon moment.
La visibilité sur le parcours :
- Réduit la tension en automatisant les tâches d’appel.
- Redonne le contrôle aux équipes.
- Améliore la ponctualité, la coopération et… la qualité perçue.
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